Ao titular do cartório cabe a responsabilidade de todo o gerenciamento administrativo e financeiro da unidade extrajudicial. Ao assumir um cartório, o trabalho do administrador, que muitas vezes possui apenas formação jurídica, se demonstra cheio de obstáculos. Isso porque além do gerenciamento do serviço prestado, o titular precisa solucionar questões relacionadas a diferentes assuntos, como instalações físicas, gestão de pessoas, contratações, treinamentos e monitoramento de colaboradores, gestão de lançamentos, análise de receita, entre tantas outras. Toda essa responsabilidade recai sobre o titular do cartório.

Um dos primeiros passos a ser dado pelo titular do cartório é começar a ver a sua unidade como um negócio, adotando ações que possam elevar o padrão de qualidade de várias áreas ao mesmo tempo. A Escriba separou algumas informações essenciais que certamente serão de boa ajuda no gerenciamento das atividades de cartório. Confira a seguir.

1 Avalie pontos fracos e fortes

De tempos em tempos, é necessário avaliar a sua qualidade como cartório, verificar seus potenciais e melhorar as fraquezas. Analisar se as decisões que estão sendo tomadas estão de acordo com o planejamento da serventia é uma forma de colocar a gestão em primeiro lugar. Assim fica mais fácil tomar decisões que vão impactar o seu cartório, até mesmo em curto prazo.

2 Analisar resultados

O titular do cartório deve sempre analisar os resultados da sua unidade de forma geral e, posteriormente, de forma setorizada – por departamento ou por função. Depois da análise dos resultados, principalmente se forem identificadas áreas que estão abaixo do esperado, é essencial testar alternativas e novas ideias com foco na melhoria contínua. A Escriba pode te auxiliar neste trabalho com E-Indicadores, um software de BI gera relatórios, gráficos e dashboards com os dados inseridos nos nossos sistemas.

3 Adote a norma da ABNT NBR 15906:2010

Para quem está começando, é importante seguir a norma da ABNT NBR 15906:2010 específica para Gestão Empresarial de Serviços Notariais e de Registro. Mesmo para os profissionais mais experientes, verificar se o cartório está nos padrões da norma faz toda a diferença na qualidade dos processos e padronização de serviços.

4  Adote softwares facilitadores

Atualmente, existe uma gama de softwares que auxiliam o titular do cartório no gerenciamento diário, evitando o desperdício de tempo e preocupações. O E-cash da Escriba Informática é um exemplo de software facilitador para o sistema financeiro. Ele controla o acesso dos funcionários, faz a gestão da receita, gerencia conta corrente de mensalistas, elabora orçamentos mensais, controla cheques pré-datados e outras facilidades. Conheça melhor o E-cash aqui.

5. Participar de eventos de atualização

Eventos e treinamentos, apesar de tirarem o titular de dentro da sua unidade, são importantes para a troca de informação com outros profissionais do mercado. Participar de cursos de gestão administrativa de cartórios extrajudiciais, como os oferecidos pelo Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo (CNBSP) ajuda a encontrar soluções criativas e oportuniza a aquisição de mais conhecimento e, consequentemente, de melhorias para os serviços. Além da participação em eventos da área para troca de experiências, como os realizados pela ANOREG Brasil, IRIB, SERJUS e demais entidades de classe.

Lembre-se de que a gestão de um cartório necessita de empenho, mas isso não significa que o titular deve se sobrecarregar ou acumular funções. Com diretrizes corretas e apoio, seu cartório pode crescer e ampliar os resultados.

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