Apesar do caráter público dos serviços prestados pelos cartórios, as serventias extrajudiciais também precisam ser encaradas como empresas – principalmente quando o assunto é gerenciamento financeiro. Administrar toda a movimentação de valores não é uma tarefa simples. A atividade demanda atenção e frequência no registro das informações, que além de comporem os livros exigidos pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e pela Receita Federal, são essenciais para o planejamento de ações de longo prazo. Investir na informatização desses registros pode significar ganho de tempo e de efetividade na aplicação de recursos.

O Livro Auxiliar, que contabiliza todas as receitas e despesas do cartório, deve ser atualizado diariamente, segundo orientação do CNJ. A regra é semelhante para a emissão do Livro de Depósitos Prévios, onde constam todos os valores recebidos de forma adiantada para realização de alguns atos, como o registro de um imóvel, por exemplo. O documento aponta ainda a data de conversão em emolumentos, em caso de efetivação do procedimento, ou de devolução dos valores ao depositante. O controle de todos esses detalhes é de extrema importância, pois qualquer equívoco pode resultar em penalidades ao titular.

Sem um sistema que realize a compilação automática dos dados, no entanto, todos os lançamentos têm de ser feitos de forma manual. Nesse caso, muitas vezes, o cartório precisa contratar alguns funcionários para cuidar especificamente dessa atividade, o que acaba gerando custos extras. Mas não só por isso os softwares de gerenciamento financeiro para cartórios são recomendados. Alguns oferecem ainda soluções para tarefas simples, mas que demandam tempo e atenção, como a emissão de cheques, o controle de contas bancárias, a geração de boletos e de guias de recolhimento de impostos, entre outros.

Segundo o analista de sistemas da Escriba, Gabriel Octávio Lopes, programas com essa finalidade agilizam o trabalho dos contadores e facilitam, até mesmo, a elaboração da declaração do Imposto de Renda. Ainda é comum encontrar cartórios que utilizam o CNPJ nos contratos de trabalho ou em contas bancárias – a recomendação é que seja utilizado somente quando solicitado por órgão público, como é o caso da DOI – porém, todos os rendimentos obtidos com a atividade são vinculados ao CPF do titular. “No relatório de imposto de renda constam todas as informações necessárias para a declaração, como despesas, receitas e o lucro final do período apurado”.

Além disso, investir na automatização do controle financeiro pode ajudar na tomada de decisões de longo prazo. Os sistemas oferecem inúmeros relatórios, de contas a pagar, de controles de estoque e de mensalistas. Ter todos esses dados à mão, de forma organizada e automatizada, é um grande diferencial, principalmente em um momento que se busca incessantemente por transparência e eficiência. A procura por ferramentas de gerenciamento financeiro, no entanto, ainda é bastante restrita. Menos da metade dos cartórios busca soluções como essas, segundo levantamento do analista de sistemas. Isso porque ainda é preciso conscientizar e, até mesmo, convencer muitos titulares de que a gestão financeira integrada aos demais setores do cartório pode gerar ganho de produtividade, economia de tempo e de recursos.

Artigo publicado por Joelson Sell,diretor de Expansão e Novos Negócios da Escriba, para o Jornal do Notário publicado pelo Colégio Notarial do Brasil – Seção de São Paulo (CNB-SP).

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