Fazer backup é uma das medidas de segurança mais importantes que qualquer empresa deve adotar. Infelizmente, há muitos cartórios no Brasil que ainda não compreenderam que esta prática é de suma importância e colocam todo seu trabalho em risco todos os dias.
Segundo Maxwel Rocha, coordenador de TI da Escriba Informática, “é muito comum encontrar cartórios, principalmente no interior dos estados do Brasil, sem infraestrutura tecnológica adequada e backup automático diário. É perigoso manter os dados em um único ambiente, seja digital ou físico”.
O que é um backup?
Traduzindo para o português, backup significa “cópia de segurança”. É um procedimento em informática que indica a existência da cópia de arquivos e dados guardados em diferentes dispositivos de armazenamento. Caso os arquivos originais do cartório, por exemplo, forem perdidos ou danificados, a cópia de segurança armazenada pode ser acessada para repor os dados perdidos e assim evitar prejuízos e a paralisação da serventia.
Qual a importância de realizar um backup no cartório?
“Hoje, o meio mais seguro para armazenar um backup é em nuvem. Dessa forma, os dados ficam guardados na rede e não em um computador específico. Caso contrário, o cartório estará em risco constante. Em caso de roubo, desastres, invasões, falha humana ou tragédia, todos os dados irão se perder.” conta Maxwel.
O armazenamento em nuvem possui uma série de regras de segurança e controles de acesso, além da criptografia da informação, impedindo o acesso de hackers. Caso necessário, todos os dados estarão em segurança e poderão ser acessados sem problema algum.
Resolução do CNJ recomenda cópia de segurança para os cartórios
Levando em consideração casos de destruição de acervos em decorrência de acidentes naturais e a necessidade da manutenção de arquivos de segurança, o Conselho Nacional da Justiça (CNJ) recomenda aos cartórios extrajudiciais que realizem cópias de segurança dos seus arquivos diariamente.
O CNJ também destacou que há no mercado sistemas de informatização que possibilitam o backup e a manutenção dos arquivos de segurança em formato eletrônico ou em mídia digital, com custos inferiores ao tradicional sistema de microfilmagem. A resolução pode ser acessada no site da Corregedoria Geral da Justiça.
Provimento CG nº22/2014 sobre backup no cartório
Acrescenta a Seção VI ao Capítulo XIII, Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, destinada à elaboração dos arquivos de segurança (backups) das Serventias Extrajudiciais. O desembargador Hamilton Elliot Akel, corregedor geral da justiça, no exercício de suas atribuições legais, considera o dever legal dos notários e registradores manterem em segurança os livros, papéis e documentos de sua serventia.
O provimento determina que os notários e registradores devem formar e manter atualizados arquivos de segurança (backups), observados critérios como:
- Preservação dos registros públicos originais.
- Prazo de 1 ano para a formação do arquivo de segurança abrangendo, pelo menos, os documentos do ano 1980 em diante, exceto para os tabeliães de protesto, cujo arquivo de segurança deverá abarcar, ao menos, os livros escriturados nos último 5 anos.
- Pronta inserção dos documentos no arquivo de segurança.
Os demais critérios podem ser acessados neste link.
Backup Escriba para cartório
Entendendo a importância de proteger as informações de cada tabelionato e oficio, a Escriba oferece diversas soluções em backup para todos os cartórios extrajudiciais. As ferramentas de backup são completas, modernas e eficientes, podendo ser adaptadas para cada necessidade do cliente.
O E-Backup realiza a cópia dos dados em tempo real, única no mercado com essa tecnologia, além de monitorar e armazenar os arquivos em um data center seguro no Brasil, utilizando a tecnologia “cloud” (nuvem privada), de maneira automática, sem a necessidade de execuções após o expediente.
Diferenciais do Backup Escriba
- Cópia, armazenamento e proteção dos dados dos sistemas Escriba, de forma automática e online;
- Backup completo dos atos eletrônicos em tempo real;
- Realiza a trilha de auditoria, com data e hora, de cada alteração dos atos por parte dos funcionários;
- Monitoramento realizado de forma automática com acompanhamento de equipe especializada, garantindo que todas as informações estejam sempre sincronizadas;
- Recuperação de dados de forma rápida e segura, caso necessário;
- Atende a Recomendação nº 9 do CNJ.
Mantenha os dados do seu cartório em segurança com as soluções Escriba
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