Manter o patrimônio em segurança é prioridade em todas as empresas do mundo, desde as multinacionais até às micro e pequenas, entre elas os cartórios. O que difere entre uma companhia e outra é o conceito de patrimônio, bastante restrito na visão de alguns administradores. Muitos não percebem que os bens de uma empresa vão além da sede física e dos equipamentos. Poucos entendem que, atualmente, a propriedade mais significativa e que demanda mais segurança é a informação.

Para proteger o banco de dados de uma empresa é preciso planejamento. O primeiro passo, segundo o coordenador de Tecnologia da Informação (TI) da Escriba, Maxwel Rocha, é construir um diagnóstico completo da infraestrutura física e digital para identificar pontos sensíveis. Investir em computadores eficientes, softwares originais e manter antivírus e firewalls atualizados também é essencial para solidificar a proteção das informações. Um bom plano de segurança demanda ainda a capacitação dos colaboradores, elo mais suscetível à recepção de ameaças virtuais por e-mail, sites suspeitos, rede social (Facebook),  e ataques maliciosos.

Mas também é preciso estar atento aos riscos internos, pois a exclusão de arquivos importantes, seja por engano ou descuido, é bastante comum no ambiente corporativo. Nesse caso, segmentar o sistema de segurança em diferentes níveis, fazendo com que apenas um número limitado de usuários tenha autorização para deletar informações do banco de dados, por exemplo, pode ser uma saída eficiente. Exigir senha de acesso para confirmar ações de risco também contribui com a segurança do sistema.

Um passo a frente, existem algumas soluções que garantem a recuperação dos dados em caso de sequestro ou perda dos arquivos. O serviço de backup em nuvem está entre os destaques do mercado, pois replica em tempo real as modificações efetuadas no sistema, como os utilizados pelos cartórios, e armazena tudo em um Data Center de alta tecnologia. A ferramenta segue orientação do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) que recomenda o armazenamento dos dados fora da sede física dos cartórios como forma de prevenção de acidentes, como quedas de energia ou incêndios.

O backup em nuvem, entretanto, depende de um serviço de internet veloz para funcionar – o que em alguns casos pode ser um empecilho. O uso de um servidor redundante ou espelhado e até mesmo o backup manual em um Hard Drive (HD) externo são indicados para o cartório ou empresa que sofre com instabilidade de sinal para transmissão contínua de dados e arquivos.  Por outro lado, se essa for a alternativa escolhida, é extremamente importante que uma cópia de segurança seja mantida em outro local.

A verdade é que existem inúmeras soluções direcionadas para a atividade notarial e registral que protegem e facilitam a recuperação de dados. Apesar da disponibilidade no mercado, ainda precisamos expandir o conhecimento sobre esses serviços, popularizar essas ferramentas e trabalhar em busca do convencimento dos titulares de cartórios sobre a necessidade de sistemas de proteção mais eficazes, que não só cumpram normas internacionais e recomendações brasileiras de segurança, mas que também construam uma barreira realmente forte em torno dos bancos de dados.

Artigo publicado por Joelson Sell,diretor de Expansão e Novos Negócios da Escriba,

para o Jornal do Notário publicado pelo Colégio Notarial do Brasil – Seção de São Paulo (CNB-SP).

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