O processo de tomada de decisões é muito importante para o bom funcionamento do cartório. Considerando que um processo abrange muitas etapas e o mercado está em constante mudança, é importante analisar e alterar o trabalho quando necessário e assim aperfeiçoá-lo constantemente.
Para auxiliar quem faz a administração dos cartórios, elencamos cinco perguntas para fazer durante uma tomada de decisão. Confira!
1. O problema foi analisado com precisão?
Sua tomada de decisão precisa ser baseada em dados concretos e não por impulso. Por isso, estude por completo o problema ou a oportunidade que está em jogo. Relatórios do cartório são uma ótima opção para entender o que está acontecendo, sejam eles relatório de desempenho, pesquisa de satisfação, análise dos softwares ou qualquer outro estudo que exponha informações reais. Conversar com a equipe também é importante. Seus colaboradores podem apresentar pontos de vistas que agreguem valor na tomada de decisões ou apontarem considerações relevantes para a compreensão do problema.2. A decisão soluciona ou gera mais problemas?
A alternativa precisa ser uma solução eficaz e viável. Por isso, durante a tomada de decisão no cartório, analise se a ação não gerará mais problemas ao invés de ser uma solução que beneficiará a serventia.3. Está buscando soluções e não culpados?
Um conceito muito importante para os gestores é pensar em como alterar os processos para evitar falhas novamente, no lugar de busca apenas culpar alguém pelo problema. É assim que se mantém a harmonia e colaboração entre a equipe. Para resolver problemas é necessário desfocar dos culpados para se observar e analisar as falhas nos processos. Deixe de lado perguntas como:- Quem foi o responsável?
- Por que você fez isso?
- No que você estava pensando?
- O que causou o problema?
- Em qual parte do processo o problema aconteceu?
- O que podemos fazer para impedir que o problema aconteça novamente?
4. A decisão está clara para todos os envolvidos?
A tomada de decisões não deve gerar mais dúvidas e problemas. Portanto, certifique-se que a resolução final está clara para toda a equipe. Seja objetivo e específico na delegação das ações posteriores:- O que será feito?
- Por quê será feito?
- Quem fará?
- Quando será feito?
5. Qual o impacto da decisão?
Analise as informações com o foco nos impactos de suas decisões: algumas podem ser pequenas, mas há tomada de decisões que interferem muito nos processos e na equipe. Sempre reconheça os impactos e a importância das ações da gestão. E se precisar de ajuda, a Escriba pode te auxiliar. Para tornar a tomada de decisões no cartório mais fácil, ágil, eficaz, integra e segura, desenvolvemos uma plataforma de performance feita exclusivamente para cartórios: o E-Indicadores! O que o E-Indicadores faz? É uma plataforma de painéis e relatórios que extrai dados dos sistemas do cartório e indica informações relevantes para facilitar e aprimorar a administração da serventia. Os dados podem ser utilizados pela gestão para:- Identificar erros
- Melhorar processos
- Tomar decisões
