Por Joelson Sell*
No mundo atual, onde a interação digital é uma parte fundamental das nossas vidas, os chatbots têm se destacado como uma ferramenta inovadora para melhorar a comunicação e a eficiência.
São programas de computador projetados para simular uma conversa humana através de interfaces de chat. Utilizando inteligência artificial (IA) e processamento de linguagem natural (PLN), podem responder a perguntas e oferecer suporte em tempo real.
No cartório, essa ferramenta pode ser integrada em diversas plataformas, como websites, aplicativos móveis, redes sociais e nos sistemas de gestão e trazer diversos benefícios, inclusive para os cidadãos que utilizam seus serviços. São eles:
Atendimento 24/7
Os chatbots têm capacidade de oferecer atendimento ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana. Isso permite que os usuários da serventia obtenham assistência a qualquer momento, sem a necessidade de interações humanas constantes. Os clientes também podem marcar consultas e serviços diretamente pelo chat, eliminando a necessidade de telefonemas e e-mails.
Respostas rápidas
A capacidade dos chatbots de acessar e processar grandes volumes de dados permite que disponham de informações precisas e relevantes rapidamente. Conseguem fornecer respostas instantâneas de perguntas frequentes e resolver problemas comuns de forma eficiente, com informações sobre os serviços que são oferecidos pelo cartório e requisitos para a emissão de documentos, como a certidão. Isso melhora a satisfação do cliente e fortalece o seu relacionamento com a serventia.
Redução de custos
A automação de tarefas rotineiras e o atendimento ao cliente básico podem reduzir significativamente os custos operacionais. Os chatbots liberam a equipe humana para se concentrar em tarefas mais complexas e de maior valor agregado.
Coleta de dados para elaboração de documentos
Esse programa pode coletar informações básicas, mas necessárias, para a elaboração de diversos atos no cartório. Neste caso, é importante lembrar que a segurança e a privacidade são indispensáveis ao lidar com os dados sensíveis. Por isso, certifique-se de que o chatbot está em conformidade com as regulamentações de proteção de dados e que atenda as medidas necessárias para proteger as informações dos clientes.
Ao implementá-lo, é essencial definir claramente os objetivos e as funcionalidades desejadas. Saber o que espera alcançar ajuda a orientar no seu desenvolvimento e na escolha da tecnologia adequada. E para maximizar sua eficiência, deve ser integrado com os sistemas já utilizados pela serventia, como os de gestão, por exemplo.
O futuro dos chatbots é promissor, com avanços contínuos em inteligência artificial e processamento de linguagem natural. Espera-se que se tornem cada vez mais sofisticados, oferecendo interações ainda mais naturais e personalizadas. A integração com tecnologias emergentes, como a realidade aumentada e a voz, também pode expandir suas capacidades e aplicações.
*Joelson Sell é um dos fundadores da Escriba Informatização Notarial e Registral, além de Diretor de Negócios da empresa
