Dicas essenciais para garantir a segurança de dados no cartório

A preocupação com a segurança das informações nas instituições está cada vez mais intensa, principalmente com a Lei Geral de Proteção de Dados entrando em vigor em 2020. Mais do que nunca é necessário adequar os procedimentos o mais rápido possível. E para auxiliar os cartórios a aperfeiçoarem os processos de segurança de dados, nós selecionamos algumas dicas essenciais para você aplicar. Confira!

Tenha controle de acesso para todos os membros da equipe

É muito importante ter controle de usuários nos softwares utilizados no cartório, dessa forma é possível identificar de onde vieram alterações nos sistemas e nas informações, evitar furto de dados e permitir que apenas pessoas autorizadas acessem determinados softwares.

Estabeleça uma política de segurança no cartório

Estabeleça quais são as normas de segurança da informação e as deixe à disposição de cada colaborador. É possível inserir regras com relação às informações sobre sites de acesso proibido, impossibilitar o uso de dispositivos externos em equipamentos corporativos, dispor de recomendações para não compartilhar senhas por e-mail ou em voz alta, orientar sobre os cuidados com os equipamentos eletrônicos da instituição, entre outras normas essenciais.

Treine a equipe

Garanta que todos tenham fácil acesso as normas de segurança. Se possível, dê um treinamento para esclarecer todas as regras e responsabilidades necessárias para garantir a segurança das informações.

Esclareça as responsabilidades dos colaboradores

Toda política de segurança precisa apontar claramente quais são as responsabilidades dos membros da equipe. Por isso, certifique-se para que todos saibam quais são as ações que precisam tomar diariamente a fim de proteger os dados do cartório.

Tenha dois tipos de backup: físico e em nuvem

Segundo o Provimento nº 74 da Conselho Nacional de Justiça (CNJ), os cartórios devem ter dois tipos de backup: em nuvem e físico. Todos os livros e atos eletrônicos do acervo dos serviços notariais e de registro devem ser arquivados mediante cópia de segurança (backup) que precisa ser feita tanto em mídia eletrônica de segurança quanto em serviço de cópia de segurança na internet (backup em nuvem), conforme apontam os § 1º e 3º do Art.3º do Provimento nº 74. Ter mais de um backup é uma prática comum em muitas instituições. No caso dos cartórios, ter uma medida de segurança redobrada é ainda mais importante, pois é um local onde circulam milhares de informações e dados de pessoas. Você pode saber mais sobre assunto acessando nosso blog post sobre backups para cartório: clique aqui.

Certifique-se que o firewall, antivírus e antispam estão funcionando

Garantir que essas três ferramentas estejam instaladas, funcionando e atualizadas é fundamental para evitar que ameaças online ou de dispositivos portáteis (como pen drives), comprometam as informações do cartório. Os filtros antispam são recomendados para evitar vírus nos computadores, permitindo que os usuários possam utilizar as máquinas sem preocupação e sem correr riscos.

Aplique o procedimento de melhoria contínua

Monitore os resultados das medidas de segurança e frequentemente busque maneiras de aperfeiçoar as regras, visando mais eficiência para a segurança e a equipe do cartório. Fique atento às novas tecnologias que surgem para melhorar a proteção de dados e garantir mais praticidade para os colaboradores. Confira outras dicas para melhorar a performance do seu cartório: