A análise do desempenho do cartório precisa ser feita constantemente para aprimorar as táticas de trabalho e checar se as práticas estão contribuindo para o alcance das metas. Dessa forma, é possível atingir os objetivos de segurança, produtividade, rentabilidade e qualidade da serventia.
Indicadores para analisar o desempenho do cartório
Para cada objetivo é preciso ter no mínimo um indicador de resultado. Assim, é possível saber se o planejamento está eficiente e se é necessário adotar um plano de contingência ou ações corretivas para manter o trabalho em andamento.
Principais funções dos indicadores
- Medir o progresso do cartório;
- Resolver problemas e encontrar oportunidades;
- Analisar padrões ao longo do tempo;
- Realizar ajustes e se manter no caminho certo;
- Monitorar o andamento das equipes e dos serviços.
Os indicadores variam conforme cada objetivo, por isso não há uma lista genérica para todos os cartórios, é preciso estipular medidas para cada meta específica do planejamento de médio ou longo prazo da serventia.
Além de escolher os indicadores, a gestão deve:
- Analisar o cenário atual do cartório para poder verificar o progresso;
- Sempre reler o planejamento;
- Comunicar os objetivos e resultados para a equipe.
É ideal que os indicadores de desempenho de processos sejam quantificáveis por meio de um índice (normalmente números) que expressem como as atividades estão.
Alguns dos indicadores de desempenho do cartório podem ser:
Indicadores de Capacidade
Relação entre a quantidade que se pode produzir e o tempo para que isso ocorra. Por exemplo: O cartório X tem capacidade de atender 250 pessoas por dia.
Indicadores de Produtividade
Relação da quantidade de serviços prestados em um determinado tempo.
Indicadores de Qualidade
Relação entre todos os atendimentos e os serviços que foram prestados com sucesso.
Após analisar os indicadores escolhidos para o cartório é preciso tomar uma ação para cada resultado. Assim, é possível continuar com as ações que estão dando certo ou aprimorar as estratégias caso algo não esteja de acordo com o planejado.
Para auxiliar os cartórios nesta tarefa a Escriba criou o E-Indicadores, um indicador de performance feito exclusivamente para cartórios extrajudiciais. Entre em conosco para saber mais.
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